Opis podjetja

WEILER Abrasives d.o.o. je vodilno podjetje in svetovni proizvajalec celovitih rešitev za obdelavo površin, ki globalno zaposluje 1300 ljudi. Njihova zgodovina sega v leto 1879, svojo bogato tradicijo pa nadaljujejo v obratih na treh kontinentih. V Sloveniji so na štirih lokacijah, izdelujejo pa različne abrazivne rešitve (brusi, rezalne plošče itd.). Njihova vizija in poslanstvo je biti vodilni na svetovnem trgu abrazivov, pri tem pa graditi dolgoročne odnose ter biti najboljši partner končnim uporabnikom in distributerjem njihovih izdelkov.

Proces napredovanja v podjetju WEILER Abrasives

V WEILER Abrasives ločijo dva tipa napredovanja: horizontalno in vertikalno napredovanje.

• Horizontalno napredovanje pomeni napredovanje na istem delovnem mestu, pri čemer se spreminja stopnja usposobljenosti. Sodelavec na prvi stopnji je torej novozaposleni, ki se šele uvaja, medtem ko je sodelavec na četrti stopnji strokovnjak, ki opravlja kompleksnejše naloge ter lahko izvaja tudi mentorstvo.
• Vertikalno napredovanje pomeni napredovanje na drugo delovno mesto z drugimi pričakovanji, pri čemer mora zaposleni seveda izpolnjevati določene kriterije, povezane z novim delovnim mestom.

V procesu napredovanja mora vodja za sodelavca podati predlog za njegovo napredovanje oz. oceniti njegovo primernost, zatem pa kadrovska služba preveri skladnost predloga z internimi pravilniki in pogoji za napredovanje. Ta proces so želeli za vodje in kadrovsko službo poenostaviti z uvedbo digitalnega orodja.

Vodila pred začetkom digitalizacije procesa napredovanja

Z digitalizacijo procesa napredovanja so želeli izboljšati učinkovitost procesa in izkušnjo vseh udeležencev, in sicer z brezpapirnim poslovanjem, večjo transparentnostjo in varnostjo podatkov ter enostavnejšo pripravo analiz in poročil.

Pri tem so se zavedali pomembnosti tega, da vodja digitalizacije dobro pozna proces, ki ga želi uvesti v digitalni sistem, in da razume možnosti, ki jih ta ponuja. Kot je izpostavila Sintija Leva Bukovnik, HR specialistka v WEILER Abrasives jim pri tem pomembno podporo nudijo svetovalci eHRM ekipe: »Vedno se izkažejo in nam predstavijo vse načine, kako lahko proces vpeljemo v eHRM. Hkrati kot strokovnjaki s kadrovskega področja velikokrat podajo dobre povratne informacije, kako bi lahko proces izpeljali na drugačen način.«

Uporaba modula Pogovori za oddajanje predloga in ocenjevanje primernosti

Vodja lahko v eHRM na pregleden način vidi vse kriterije za napredovanje, prav tako pa lahko primerja dosežke različnih sodelavcev in preveri pretekle predloge za napredovanje. Ko kadrovska služba skliče nov cikel pogovorov o napredovanjih, vodja v eHRM v gradniku “Moje naloge” prejme nove naloge za oceno napredovanj sodelavcev. S klikom na sodelavca, za katerega želi podati predlog za napredovanje, se mu odpre ustrezen pogovor oz. vprašalnik. Vodja lahko na začetni strani pogovora primerja delovno uspešnost sodelavca s povprečno delovno uspešnostjo celotne ekipe, hkrati pa vidi tudi druge ključne podatke za podajanje predloga za napredovanje.  Posebna prilagoditev po meri tako med drugim omogoča, da se v pregled doseganja kriterijev za napredovanje vključijo tudi podatki iz kvartalnih pogovorov (ki se prav tako izvajajo s podporo eHRM modula Pogovori).

V nadaljevanju vodja izpolni vprašalnik za ocenjevanje sodelavčeve primernosti za napredovanje. Ta vprašalnik pripravi kadrovska služba ter ga lahko prilagaja in oblikuje po meri specifičnih kriterijev podjetja oz. oddelka. Pri WEILER Abrasives so tako v vprašalnik med drugim vključili vrsto napredovanja, za katerega je sodelavec predlagan, predlagano novo delovno mesto, predlagan novi plačni razred, stopnjo usposobljenosti in utemeljitev ocene.

Vprašalnik za oddajo predloga oz. oceno o primernosti napredovanja pripravi kadrovska služba ter ga lahko prilagaja in oblikuje po meri specifičnih kriterijev podjetja oz. oddelka.

Ob zaključevanju izpolnjevanja lahko vodja še enkrat preveri vse vnesene podatke, sistem pa ga bo opozoril na morebitna neizpolnjena polja. Po oddaji in zaključku pogovora se bo naloga za oceno tega sodelavca vodji umaknila iz tekočih nalog, sprememba statusa pogovora pa bo vidna tudi kadroviku. Vodja lahko na profilu sodelavca kadarkoli preveri povzetek ocene oz. predloga za napredovanje, da mu lažje poda povratno informacijo.

Po zaključku celotnega cikla pogovorov o napredovanjih, lahko kadrovik izvozi poročilo, ki omogoča hiter pregled nad spremembami in potrebnimi prilagoditvami (npr. spremembe pogodb, novi sklepi o umestitvah). Hkrati lahko z izvozom podatkov pripravijo celovito analizo o deležu napredovanj in spremenjenih višinah plač ter primerjajo s podatki preteklih let.

Sintija Leva Bukovnik je poudarila, da je možnost izvoza podatkov za WEILER Abrasives še posebej pomembna zaradi njihove mednarodnosti. Izvoz podatkov jim namreč omogoča enotno analizo in primerjavo tudi med enotami v različnih državah (npr. podatki iz Slovenije v primerjavi s podatki iz ZDA, Nemčije, Mehike). Ob tem je izpostavila tudi enostavnost uporabe eHRM za globalne vodje: »Globalni vodje imajo izkušnje z različnimi sistemi, vendar so se v eHRM zelo hitro znašli.«

Komunikacija s sodelavci o digitalizaciji procesa napredovanja

Kot ob vsaki digitalizaciji procesov, so tudi v tem primeru o novostih in spremembah obsežno komunicirali z vsemi sodelavci. Del tega so bile tudi delavnice za vodje, na katerih so lahko vodje v varnem okolju preizkusili delovanje eHRM modula Pogovori, se seznanili s potrebnimi koraki in dobili odgovore na vsa vprašanja. Pomemben del komunikacije so predstavljali vodiči v obliki videoposnetkov, ki jih lahko sodelavci kadarkoli pogledajo. Za obveščanje o novosti so izkoristili tudi TV ekrane v podjetju in interni časopis, informacije pa so delili tudi znotraj same eHRM platforme. S tem so zagotovili, da so vsi sodelavci seznanjeni z možnostmi, ki jih novo digitalno orodje ponuja v procesu napredovanja.

Zaključek

V WEILER Abrasives so z uporabo eHRM modula Pogovori bistveno poenostavili in izboljšali proces napredovanja. Digitalizacija je prinesla večjo transparentnost, natančnost in varnost podatkov ter omogočila enostavnejšo pripravo analiz in poročil – tudi za primerjavo med enotami iz različnih držav. Vodje imajo danes jasen pregled nad kriteriji za napredovanje, enostavno primerjajo dosežke sodelavcev in pregledujejo pretekle predloge. Z obsežno komunikacijo o spremembah pa so zagotovili, da so bili vsi sodelavci dobro obveščeni o digitalni posodobitvi procesa in da je ta uspešno zaživela v praksi.