Pomislite na vaše občutke, ko ste prvič stopili skozi vrata trenutnega delodajalca. Ste bili polni pričakovanj in vznemirjenja glede obetajočih izzivov ter priložnosti za karierno in osebno rast? Ste se hkrati počutili nesproščeno v nepoznanem delovnem okolju ter nekoliko izgubljeno v novi vlogi? Menjava zaposlitve in prihod v novo, nepoznano okolje nedvomno predstavlja enega od najbolj stresnih dogodkov v naših življenjih.

Prihod novega sodelavca je za podjetje edinstvena priložnost, da ga podpre pri spremembi in ga na strukturiran način vključi v delovni proces ter mu omogoči, da se v novem delovnem okolju dobro počuti od prvega dne. Menim, da pri tem igra ključno vlogo učinkovito premišljen in zastavljen onboarding program, skozi katerega nov član pridobi znanja in veščine, ki so potrebne za prilagoditev na novo delovno mesto.

V Agitavit Solutions uvajanje novega sodelavca ne puščamo naključju. Cilj je namreč, da ga čim hitreje uspešno integriramo v naše okolje ter ga opolnomočimo za učinkovito delo, hkrati pa vplivamo na njegovo zadovoljstvo z delom in zavzetost. Dolgoročno to pomeni doprinos k uspešnosti celotnega podjetja.

V blogu razkrivam, kako v Agitavitu pozdravljamo in sprejemamo nove sodelavce. Seznam vam lahko služi kot »check lista« za vaše aktivnosti ali vam ponuja kakšno novo idejo, ki bi lahko dopolnila vaš obstoječi proces.

Trije procesi onboardiga

Naš onboarding vključuje tri ključne procese, ki novemu sodelavcu pomagajo pridobiti potrebne informacije in znanja za uspešen začetek dela.

1 Onboarding orientacija

Naš prvi proces onboardinga se začne že pred prihodom novega sodelavca v Agitavit. Gre za formaliziran proces aktivnosti, ki jih pričnemo izvajati še pred njegovim prvim delovnim dnem in traja vse do konca prvih 90 dni zaposlitve. V ta proces je vključenih več sodelavcev (HR, administracija, interni IT, vodja, mentor), pri čemer je vsak odgovoren za pravočasno izvedbo določene aktivnosti.

Pred prihodom novega sodelavca digitalno zaženemo onboarding aktivnosti v rešitvi eHRM: sodelavcem, ki so vključeni v uvajanje, dodelimo onboarding naloge. Tako se vsak zaveda, kdaj in kaj se od njega pričakuje, ob tem pa ga eHRM opominja z opomniki.

Novemu članu preko e-maila pošljemo dokument z osnovnimi informacijami o Agitavitu, ki smo ga poimenovali Agitavit kompas, ter mu določimo mentorja, ki pripravi načrt in opredeli cilje za uvajalno obdobje.

Ob prvem delovnem dnevu novi sodelavec prejme personalizirano darilo dobrodošlice, osnovne informacije s strani internega IT in HR, nato pa ga prevzame mentor, ki ga vodi skozi nadaljnji proces uvajanja.

2 Onboarding mentorstvo

Onboarding mentorstvo pri nas poteka prvih šest mesecev zaposlitve novega sodelavca. V tem obdobju se novi sodelavec seznani s svojo vlogo, cilji, pričakovanji in odgovornostmi ter je vključen v HR razvojne programe.

Vsi novo zaposleni spoznajo Agitavit (kaj je naše poslanstvo in v kaj verjamemo, kateri so pomembni mejniki podjetja ipd.) skozi predstavitev s strani direktorice, ki jim je prav tako na voljo za vprašanja.

Vsakemu novemu sodelavcu je ob prihodu v podjetje dodeljen onboarding mentor, ki mu pomaga pri postopnem uvajanju na delovno mesto, prenosu znanja in spoznavanju z ekipo. Navadno se v vlogi mentorja znajde izkušen sodelavec, ki dela na enakem delovnem mestu ali projektu kot novo zaposleni.

3 Spremljanje uspešnosti onboardinga

Spremljanje uspešnosti onboardinga je pomemben del zagotavljanja kakovosti. V ta namen mentor z novim sodelavcem enkrat mesečno izvede kratek pogovor oz. »follow-up« o napredku uvajanja. Skupaj pregledata področja, kompetence in znanja, ki jih je sodelavec že usvojil, ter opredelita načrt in cilje za prihodnje obdobje.

Pri pridobivanju povratnih informacij o ustreznosti in dodani vrednosti onboardinga nam pomaga tudi vmesni »check-in«, ki ga sodelavke v HR z novim sodelavcem izvedemo približno na sredini uvajalnega obdobja. Ta nam omogoča, da ocenimo, kako dobro se novi član počuti v našem okolju in kako uspešen je bil dosedanji proces uvajanja.

Uspešen zaključek onboardinga novega sodelavca je terminsko določen na podlagi presoje njegovega mentorja in vodje. Nadaljnji napredek sodelavca se nato spremlja v okviru rednih razvojnih pogovorov.

Ključna vloga sodelavcev

Pravijo, da nihče ne more sam zaigrati cele simfonije, za to je potreben orkester. Prav tako uspešnost onboardinga ni odvisna le od novega sodelavca, mentorja ali vodje. Pri tem, da se novi član čim hitreje uvede na novo delovno mesto, postane uspešen in učinkovit, ima izredno pomembno vlogo tudi seznanitev ter vključenost ostalih sodelavcev.

V Agitavitu zato v uvajalne aktivnosti aktivno vključujemo več sodelavcev (npr. ožjo ekipo in druge sodelavce), ki novemu zaposlenemu nudijo podporo, ga spremljajo ter ga seznanjajo z delovnim okoljem in nalogami. S tem želimo novemu sodelavcu zagotoviti občutek, da je v podjetju dobrodošel, sprejet in pomemben del tima.

Verjamem, da kakovostna izvedba uvajanja na delovno mesto lahko predstavlja trden temelj za dolgoročno zadovoljstvo tako novega zaposlenega kot tudi podjetja. Ključnega pomena je, da je onboarding sistematično načrtovan, vključujoč ter prilagojen specifikam podjetja in delovnega mesta. Onboarding je namreč priložnost za začetek skupne poti, ki lahko privede do izjemnih dosežkov.