Procesoma, ki bosta podprla uspešno prilagoditev zaposlenih na staro ali novo delovno mesto, smo se v Agitavitu začeli posvečati preteklo leto. Našim sodelavcem smo namreč želeli poenostaviti vrnitev v delovno okolje ali prehod v novo vlogo.

Kako izvajamo reboarding?

V enem izmed prejšnjih blogov sem se dotaknila onboardinga – procesa, ki predstavlja uvajanje novega sodelavca na delovno mesto in v podjetje. Reboarding pa je proces ponovnega uvajanja sodelavca, ki se po določenem času odsotnosti vrača na delovno mesto ali v podjetje. Gre lahko za vrnitev po porodniškem dopustu, daljši bolniški odsotnosti ali povratek bivšega zaposlenega po določenem obdobju zaposlitve pri drugem delodajalcu.

Da bi našim sodelavcem olajšali vrnitev in jih podprli pri ponovni vključitvi v okolje, smo v Agitavitu uvedli naslednje aktivnosti:

• Ob povratku na delo sodelavcu podarimo »welcome back« darilo, ki ga prilagodimo njegovim interesom. Pri vodji in članih ekipe preverimo, kaj ga veseli, ali ima kakšen hobi, in izberemo darilo v skladu s tem. Gre sicer za drobno pozornost, vendar pa služijo kot izraz dobrodošlice in znak, da smo veseli njegove vrnitve.
• Dodelimo mu mentorja, ki mu nudi podporo, mesečno spremlja njegov napredek in mu podaja povratno informacijo preko rednih mesečnih »check in« srečanj.
• Že v prvem tedenu organiziramo sestanek med sodelavcem in vodjo, ki je namenjen informiranju sodelavca o dogajanju, spremembah ter ključnih dogodkih v Agitavitu v času njegove odsotnosti. Vodjo spodbudimo tudi, da se s sodelavcem pogovori o pričakovanjih glede vrnitve na delo in preveri sodelavčevo počutje ob povratku.
• Po treh mesecih ponovnega dela v Agitavitu sodelavca povabimo na kavo z direktorico, na kateri neformalno govorita o aktualnih dogodkih, ob tem pa se krepi občutek vključenosti v podjetje.

Katere aktivnosti vključuje crossboarding?

Medtem ko onboarding in reboarding obravnavata prihod ali povratek sodelavca na delovno mesto ali v podjetje, crossboarding predstavlja premik sodelavca znotraj podjetja. V Agitavitu sodelavcem omogočamo, da se preizkusijo v drugih delovnih vlogah, ali zaradi različnih sprememb, kot so na primer povečan obseg dela, nadomeščanje, preidejo v drugo ekipo.

Crossboarding pri nas poteka podobno kot onboarding in vključuje predstavitev novih nalog, mentoriranje ter redno mesečno spremljanje napredka. Ključna razlika je v tem, da zaposleni v crossboarding procesu že pozna podjetje, njegovo kulturo in osnovne procese. Zato začetne aktivnosti, kot so splošna predstavitev podjetja ter spoznavanje s kadrovskimi procesi, izpustimo. Poseben poudarek namenjamo socialni vključitvi sodelavca. Da bi sodelavec čim prej začutil pripadnost, se prilagodil novi ekipi in dinamiki sodelovanja, v crossboarding vključujemo aktivnosti, kot so:

• V prvem tednu vodja organizira »meet & greet« sestanek za vso ekipo, ki je namenjen navezovanju in krepitvi stikov. Ekipa srečanje zaokroži s skupnim kosilom, ki omogoča sproščeno druženje ter krepi občutek sprejetosti.
• V prvih dveh mesecih ima vodja nalogo določiti tri socialne aktivnosti na nivoju ekipe, ki spodbujajo povezanost (npr. skupno kosilo, kava ali sestanek, ki je namenjen informiranju ekipe).
• Po približno treh mesecih se vodja s sodelavcem pogovori o njegovem doživljanju delovnega mesta, počutju v novi ekipi oz. vlogi in morebitnih potrebah. Ob tem mu poda tudi povratno informacijo o njegovi vključenosti v tim.

Kateri so ključni elementi uspešnega reboardinga in crossboardinga?

Ne glede na to, ali gre za vrnitev na delo po daljši odsotnosti ali prehod v novo vlogo, naše izkušnje kažejo, da so za uspešno prilagoditev ključni naslednji elementi:

• jasna in transparentna komunikacija o pričakovanjih,
• strukturiran načrt in sistematičnost procesa, ki omogočata hitro vključitev v delo,
• mentorstvo in podpora sodelavcu s strani vodje ter
• sprotna povratna informacija sodelavca in prilagoditve procesa.

Kakšne koristi prinašata dobro načrtovana reboarding in crossboarding?

Verjamem, da prehod v novo vlogo ali ekipo lahko močno zaznamuje zaposlitveno izkušnjo zaposlenega ‒ prinaša tako priložnosti za razvoj, hkrati pa lahko vzbudi občutke negotovosti. Konkretne učinke crossboardinga in reboardinga bomo v Agitavitu sicer spremljali na daljši rok, a že zdaj opažam, da se zaposleni hitreje prilagodijo, bolj samozavestno prevzemajo naloge in se lažje vključujejo v nove ekipe, kar znižuje njihove občutke nelagodja in negotovosti.

Pomemben vidik je tudi prenos znanja med sodelavci, saj s tem skrbimo za ohranjanje in kroženje internega znanja ter kompetenc, kar pa prispeva k boljši stroškovni učinkovitosti. Korist vidim tudi v tem, da se v podjetju zmanjšuje odpor do sprememb, s tem pa organizacijska kultura postaja bolj odprta in fleksibilna.

Seveda, še nismo odkrili izpopolnjenega procesa ‒ še vedno se učimo in prilagajamo pristope. A če vemo, da lahko s preprostimi ukrepi sodelavcem pomagamo, da se lažje znajdejo v novi ali spremenjeni vlogi, zakaj ne bi tega izkoristili? S tem ne podpiramo le njih, ampak tudi krepimo organizacijsko kulturo in spodbujamo trajnostno rast.