Na ta oddelek se pogosto obrnemo, kadar imamo narobe obračunano plačo, prodajalci pa, kadar jim je neustrezno obračunana uspešnost. Vodje jih za rokav cukajo, kadar od vodstva naposled dobijo soglasje za zaposlitev dodatnega sodelavca ali z željo po poročilu, kdo je kolikokrat napredoval in koliko se mu je spremenila plača. Vodstvo podjetja od kadrovskega oddelka najpogosteje zahteva poročila o fluktuaciji, številu zaposlenih v posameznem oddelku glede na prejšnje leto… Kadroviki so odgovorni za zakonsko skladnost na svojem področju – urejanje ustreznih pogodb zaposlenih in obračun plač, izvedbo varstva pri delu, oddajo zakonskih poročil ter skrb za osebne mape zaposlenih. Na seznamu njihovih zadolžitev je prav tako iskanje novih kvalitetnih kadrov. In nenazadnje – kadrovski oddelek je tudi naslov za naše občasne pritožbe.
Vse našteto je najpogosteje opaženi nabor nalog, ki jih v podjetju pokrivajo sodelavci in sodelavke iz kadrovskega oddelka. A njihove naloge se tu ne zaključijo. V mnogih podjetjih imajo kadroviki pregled nad internim znanjem, merijo zadovoljstvo zaposlenih, spremljajo kompetence in izobraževanja ter imajo pogosto tudi pregled nad doseganjem ciljev zaposlenih.
Obe področji – tako administrativno-zakonska kot tudi razvojna – se navadno zlijeta v en oddelek oziroma kader. Tako je velikokrat slišati, da v kadrovskem oddelku za razvoj kadrov primanjkuje časa. In prav zares ga. Pokrivanje administracije in izpolnjevanje zakonskih zahtev ima namreč zaradi takojšnjih neposrednih posledic vedno prednost. Po drugi strani je resnica, da ne gre vedno le za čas, ampak pogosto tudi za fokus v oddelku – spremljanje in razvoj kadrov zahteva razmislek, bolj dolgoročen fokus ter tudi več potrpežljivosti.
Rešitvi za preobremenjenost kadrovskega oddelka sta lahko dodaten kader ali informacijska podpora kadrovskih procesov. Ta administrativno delo poenostavi in podpre, vodjem preda pregled nad zaposlenimi v oddelku ter vodstvu omogoči dostop do dnevno aktualnih poročil. Če informacijska rešitev procesno podpre tudi razvoj in vodenje kadrov, bo usmeritev v spremljanje in vzdrževanje kondicije zaposlenih toliko laže. Marsikje je že to velika zmaga. Vodstvo namreč tako pridobi pregled nad intelektualnim kapitalom podjetja. Če povežejo izobraževanja s kompetencami zaposlenega in njegovim doseganjem zastavljenih ciljev, pa lahko spremljajo tudi dobo povrnitve investicije v izobraževanja.
Pa vendar: Ali je to dovolj? Sta pregled in spremljanje (kompetenc, izobraževanj, ciljev ipd.) končni cilj kadrovskih oddelkov? Menim, da ne. To je šele začetek. Kadrovski oddelek lahko in mora usmerjati procese na način, da ti ustvarjajo želen intelektualni kapital podjetja. Tega opredeljujejo dogovorjeni cilji in strategija podjetja. Naslednji korak kadrovskega področja je torej, da usmerja svoje moči v načrtne procese in vsebine, ki razvoj zaposlenih povezujejo s tem, kar želi podjetje doseči v prihodnosti.
Na kakšen način to doseči? Ni dovolj, da spremljamo, ali posamezni zaposleni dosega nivo kompetence, ki je zahtevana za njegovo delovno mesto, temveč moramo določiti, katere kompetence bo potreboval za doseganje prihodnjih ciljev podjetja. Zato moramo zaposlene že danes spremljati in z njimi razvijati kompetence, ki jih bodo potrebovali jutri. Prav tako moramo kadrovati zaposlene s kompetencami, ki jih bo podjetje potrebovalo v prihodnosti.
Kadrovski oddelek mora biti zato aktivno vpet v pregled nad tem, kaj podjetje želi doseči, in soustvarjati strategijo, kako to podpreti z zaposlenimi. Pri tem je kadrovikom v pomoč analitika obstoječih podatkov (o zaposlenih in njihovih znanjih, veščinah, željah, dosedanjem doseganju ciljev, ….), ki jim omogoča, da prepoznajo razlike med obstoječim in želenim stanjem ter sprejmejo ustrezne ukrepe za zapolnitev te razlike. Kadrovska služba se mora v praksi proaktivno vključevati v doseganje strateških ciljev podjetja. Samo na tak način lahko na koncu postane ključna podpora za izvajanje strategije podjetja.