S hitro rastjo podjetja in števila sodelavcev, možnostjo dela od doma, spreminjajočimi se trendi komunikacije in odprtjem druge pisarne v Mariboru se je v Agitavitu čez leta krepila potreba po sistematičnemu pristopu k interni komunikaciji. Po analizi potreb sodelavcev in nivojev obstoječe komunikacije smo vzpostavili načrt komunikacije. Vanj je bila aktivno vključena uredniška ekipa, sestavljena iz različnih deležnikov (interni PR, kadrovska vloga, direktorica, IT idr.). 

Naš odziv na koronakrizo

Ker so bili naši komunikacijski kanali pred koronakrizo večinoma digitalizirani, smo lanskega marca komunikacijo s sodelavcem hitro prilagodili oddaljenemu delu. Zaposleni so bili o stanju in novostih tedensko obveščeni prek blogov direktorice. Tako smo jih učinkovito informirali o dogajanju in vzpostavljali občutek varnosti, ki je pomemben v negotovih razmerah. Interne dogodke (npr. meet-up, Dedka Mraza za otroke, novoletno zabavo) smo zelo učinkovito prilagodili digitalnemu formatu. Prizadevanja za izboljšanje obstoječih načinov komunikacije smo v prvih tednih po začetku dela od doma usmerili predvsem v usposabljanje vodij za delo z remote ekipo.  

Želeli smo izboljšave. V odgovor na spreminjajoče se zahteve smo v komunikacijo uvedli agilnost. Sodelavci so v času stalnega dela v anketi ocenili obstoječe načine in zaupali predloge za izboljšave. Rezultati so pokazali, da je s komunikacijo zadovoljnih 98 % vprašanih. Odkrili smo tudi področja za izboljšave – sodelavci so povedali, da pogrešajo več informacij o dogajanju v drugih ekipah ter viziji in nadaljnjem razvoju podjetja. Kot odgovor na rezultate smo prilagodili način komunikacije in v komunikacijski načrt uvedli novosti.

Na četrtkovih internih predavanjih zaposleni predstavljajo aktualne projekte, izzive, novosti. Kvartalno pripravljamo podcaste z vodji posameznih vsebinskih programov, v sklopu katerih ti govorijo o strategiji, projektih, ekipah in dosežkih. Prav tako smo direktoričin blog preoblikovali tako, da vsebinsko nagovarja posamezne vidike poslanstva in strategije razvoja. Začeli smo koncept »kava z Anko«, v sklopu katere je direktorica zaposlenim na voljo za različna vprašanja. Po tradicionalnem kick-offu smo ključne informacije o Agitavitu (dosežki, poslanstvo, strategije) zbrali v informativni digitalni brošuri.  

Posebno pozornost smo namenili mentorskemu programu Agitavit UP. Ker mora ta za uspešnost postati del kulture, brez celovite komunikacije ne gre. Vzpostavili smo interno stran s predstavitvijo Agitavit UP (sistema, mentorjev, novosti). Sodelavce o novo oblikovanem programu informiramo prek novičk, frekvenco komunikacije pa vzdržujemo prek videoposnetkov predstavitve mentorskih parov, v katerih ti odgovarjajo na vprašanja (npr. kakšen je zate idealen mentor).  

Rezultati letošnje primerjave s povprečno vrednostjo finalistov Zlate niti kažejo naše nadpovprečne rezultate na področju interne komunikacije. Nadpovprečne ocene smo prejeli na področjih: komuniciranje vodstva z zaposlenimi je odkrito (+0,16), komunikacija vodstva izkazuje spoštovanje do zaposlenega (+0,22), v podjetju si odprto delimo znanja, izkušnje in informacije (+0,15). 

Za uspešnost komunikacije v Agitavitu je ključnega pomena široka ekipa sodelavcev, ki sicer ne prihajajo s področja internega PR, pa so postali njeni ambasadorji z aktivno udeležbo in spodbujanjem sodelavcev. Pri tem je ključni dejavnik vključenost top managementa tako v načrtovanje kot tudi v izvedbo. Zavedamo se, da bomo nivo interne komunikacije vzdrževali samo tako, da se bo uspešno prilagajala spreminjajočim se potrebam sodelavcev in spremembam, ki so pred nami. Na podlagi analitike komunikacijskih kanalov in anketnih vprašalnikov bomo še naprej redno preverjali zadovoljstvo zaposlenih ter iskali nove načine, ki podpirajo pretok informacij.